Budżet w małych i średnich firmach – dlaczego warto?
Okres końcówki roku to dla wielu firm czas planowania i podsumowań. To również moment, w którym przedsiębiorcy zaczynają zastanawiać się nad budżetem na kolejny rok. Dla części z nich proces ten wciąż budzi pewien lęk lub jest odkładany na później – często dlatego, że nie wiedzą, od czego zacząć, albo nie widzą w nim wystarczającej wartości.
Tymczasem dobrze przygotowany budżet to jedno z najważniejszych narzędzi zarządzania przedsiębiorstwem. Pomaga nie tylko kontrolować koszty i przychody, ale przede wszystkim pozwala zajrzeć w każdy zakamarek firmy, zrozumieć jej strukturę kosztową i podjąć trafniejsze decyzje operacyjne.
Budżet jako okazja do prześwietlenia firmy
Proces tworzenia budżetu to doskonały moment, by uważnie przyjrzeć się funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. W trakcie jego przygotowywania często okazuje się, że niektóre wydatki są zbędne, inne można zoptymalizować, a każdy zaoszczędzony tysiąc złotych realnie przekłada się na wynik finansowy.
Jak mówi znane powiedzenie – „grosz do grosza, a będzie kokosza”. I choć brzmi to prosto, właśnie tak działa dobrze zaplanowany budżet: krok po kroku prowadzi firmę do większej stabilności finansowej.
Od czego zacząć tworzenie budżetu?
Istnieje kilka metod konstrukcji budżetu, jednak najczęściej stosowane są dwie: metoda „od góry” i metoda „od dołu”.
- Metoda od góry
To podejście polega na rozpoczęciu pracy od strony przychodowej – wspólnie z działem sprzedaży prognozuje się przyszłe wpływy, a następnie planuje wydatki potrzebne do ich osiągnięcia.
Kluczowe jest, aby osoby odpowiedzialne za realizację budżetu miały wpływ na jego założenia. Tylko wtedy czują się jego częścią i biorą odpowiedzialność za efekty. Wspólnie analizuje się wyniki z poprzednich lat, szanse i zagrożenia, a także realne możliwości wzrostu.
Warto pamiętać, by nie popaść w nadmierną szczegółowość – budżet ma być użyteczny, a nie sztuką dla sztuki. - Metoda od dołu
W tym podejściu zaczynamy od analizy kosztów: przeglądamy poszczególne grupy wydatków i zastanawiamy się, jaka wartość przychodów jest potrzebna, by je pokryć i osiągnąć założony wynik finansowy.
Ta metoda jest szczególnie przydatna w firmach usługowych lub produkcyjnych, gdzie koszty stanowią istotną część działalności.
Niezależnie od wybranej metody, kluczem jest współpraca – budżet musi być tworzony z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne obszary kosztów i przychodów.
Budżet powinien być ambitny, ale realny. Zbyt optymistyczne założenia, które regularnie się nie realizują, szybko demotywują zespół i sprawiają, że budżet traci znaczenie. Warto też powiązać jego realizację z systemem motywacyjnym – tak, by pracownicy widzieli, że ich zaangażowanie ma realny wpływ na wynik i nagrodę.
Dwa przypadki z życia firm
Przykład 1: Gdy budżet staje się narzędziem presji zamiast wsparcia
W jednej z firm, z którymi współpracowaliśmy, właściciel samodzielnie narzucił zespołowi sprzedaży bardzo ambitne cele przychodowe, mimo że kierowniczka działu sprzedaży wskazywała realne zagrożenia i bardziej ostrożne prognozy.
Choć zespół był zaangażowany i dobrze znał rynek, jego argumenty zostały pominięte. Efekt? Z każdym miesiącem pracownicy coraz bardziej tracili motywację, bo wyniki regularnie odstawały od planu. W końcu budżet przestał być narzędziem motywującym, a stał się źródłem frustracji i poczucia bezsilności.
Przykład 2: Gdy budżet staje się narzędziem rozwoju i świadomości finansowej
W innej spółce, w której budżet był wprowadzany po raz pierwszy, początkowo panował niepokój – pracownicy obawiali się, że ktoś „zajrzy w każdą złotówkę”. Po wspólnych rozmowach i przejściu przez proces budżetowania okazało się jednak, że analiza kosztów pomogła wszystkim lepiej zrozumieć, skąd biorą się wydatki.
W rezultacie udało się obniżyć koszty niektórych obszarów nawet o kilkanaście procent, co w krótkim czasie przełożyło się na lepszy wynik finansowy i większe poczucie kontroli nad firmą.
Budżet żyje przez cały rok
Budżet nie kończy się w momencie jego stworzenia. To narzędzie, które żyje przez cały rok.
W ustalonych odstępach czasu warto monitorować jego wykonanie, analizować odchylenia i wprowadzać aktualizacje, jeśli zmienia się otoczenie rynkowe. Na koniec roku budżet staje się też punktem wyjścia do podsumowania działań i wyciągnięcia wniosków na przyszłość.
Budżet pod jednym pojęciem skrywa wiele funkcji – od kontroli kosztów, przez planowanie inwestycji, po motywację zespołu.
Budżet jako element przygotowania do transakcji
Wdrożenie budżetu ma jeszcze jedną istotną korzyść – ułatwia proces sprzedaży lub pozyskania inwestora.
Firmy, które posiadają uporządkowany budżet, pokazują, że potrafią planować i kontrolować finanse, co znacząco zwiększa ich wiarygodność w oczach potencjalnych nabywców.
Sam proces jego tworzenia wymaga przemyślenia wielu kwestii finansowych i operacyjnych, dzięki czemu spółka staje się bardziej przejrzysta i poukładana.
Wsparcie ekspertów w procesie budżetowania
Budżetowanie to proces, który wymaga zarówno wiedzy technicznej, jak i zrozumienia biznesu. Dlatego warto skorzystać ze wsparcia specjalistów, którzy pomogą nie tylko opracować strukturę budżetu, ale też przeprowadzą firmę przez cały proces – od analizy po wdrożenie.
Zespół Blackpartners od lat wspiera przedsiębiorstwa w obszarze doradztwa finansowego, wycen, transakcji oraz budżetowania.
Jeśli Twoja firma stoi przed przygotowaniem budżetu lub chcesz uporządkować procesy finansowe – skontaktuj się z nami. Wspólnie stworzymy budżet, który stanie się realnym narzędziem rozwoju Twojego biznesu.
